Na co vlastně ta business analýza je?

K tomuto článku mě postrčil velký počet příspěvků na internetu, které často vytvářely dojem, že bez business analýzy (BUS analýzy) se váš business prostě neobejde. Často mně také připadalo trošku divné, že business analýza je redukována jen na sběr požadavků na nový informační systém. Jako kdyby to byla jen jinak pojmenovaná etapa SW projektu.

Oba tyto názory tak úplně nesdílím, a v tomto článku bych chtěl popsat svůj pohled.

Terminologicky bych se chtěl vymezit vůči pojmu obchodní při překladu slova business. Není to jen o obchodu a s ním spojenými aktivitami, ale jde o veškeré počínání firmy, které vede k jejímu výsledku na trhu.

Můj přístup k business analýze se pochopitelně vyvíjel. Začínal jsem koneckonců jako IT analytik. V současnosti BUS analýzu chápu, jako samostatnou disciplínu, která má blízko ke světu SW projektů a IT analýzy. Jako business analytik jsem strukturoval svoje výsledky business analýzy tak, aby tam byl(y):

• popis základních business entit, tzn. věci, které jsou vytvářeny a zpracovávány v business procesech. Pro zaznamenání business entit jsem použil notaci konceptuálního datového modelu (KDM). Součástí KDM byly kromě entit a jejich vztahů zachyceny i tzv. business pravidla, tzn. podmínky pro vznik, trvání a zánik business entit
• popis business procesů jako sekvencí činností spuštěných nějakou událostí a vykonávaných postupně určenými rolemi a poskytující výstupy, které jsou použitelné jak v rámci dané organizace, tak i externě mimo danou organizaci. K zachycení průběhu procesů jsem použil notaci BPMN 2.0 s popisem jednotlivých elementů diagramu. Součástí popisu business procesů byly i popisy nedostatků či zádrhelů v provádění procesů.
• požadavky na změny v IT: k provádění činností v rámci procesu se často používá nějaká SW aplikace. Jedním z volitelných výsledků business analýzy jsou upozornění na nedotaženou či neexistující podporu určitých kroků business procesu ze strany IT. Mohou být sepsány požadavky na úpravu fungování a používání stávajícího IS. V tomto smyslu může business analýza sloužit jako sběr požadavků.
• doporučení na organizační změny: nedostatky v provádění business procesů mohou mít organizační příčinu. Příklady: doporučení navýšit dočasně počet pracovníků, zlepšení návodů apod.

A ještě pár poznatků z projektů.

Pokora neškodí

Při BUS analýze málo kdy pracujeme na zelené louce. Drtivá většina firem už nějaké procesy provádí, a pro jejich podporu používá IS. Často tedy nedojde k nějakém převratnému objevu o chybném průběhu procesů nebo o jejich návaznostech. To, jak jsou procesy prováděny je často přesně vymezeno například zákonem, vnitřními předpisy či směrnicemi.

Používání diagramatické notace

Většina analytiků miluje diagramy, je to fakticky způsob prezentace jejich analytických schopností. Nicméně má vlastní zkušenost říká, že při používání diagramů je nutné být hodně zdrženlivý. Není pochyb o tom, že zobrazení průběhu procesu pomocí diagramu (např. v notaci BPMN) je přehledné (někdy i pěkné). Ale pro vykonavatele procesu většinou nic moc nového nepřinese. Zejména v případech triviálních postupů. Aby se uživatel stal skutečným partnerem analytika, je navíc potřeba, aby použité notaci rozuměl. To však je pro uživatele spíše zátěž než přínos. A také pro business analytika je to dost pracné a pro zadavatele pak zbytečně drahé. Ve svých projektech jsem pro jednodušší případy použil tabulky s očíslovanými kroky, s uvedeným názvem, detailním popisem a rolí, která krok provádí.

Provozní pohled je důležitý

Jedním z důležitých výsledků business analýzy je pohled provozní. To je pohled, který odhalí skutečnou dynamiku procesů v čase a prostoru, najde skutečně úzká místa daná například množstvím současně probíhajících procesů, časovými kolizemi, nároky na vybavení apod. Problém není ve vykonání jednoho procesu, ale v tom, že v daném čase a místě se vyskytne procesů příliš mnoho. V takových situacích se stává kvantita kvalitou. Jako příklad z mé praxe může sloužit business analýza studijní agendy na fakultě VŠ v Brně, kdy četnost některých procesů (přijímací řízení), kolize s dalšími procesy (státnice) a dost velká neznalost/nepřipravenost studentů, může způsobit těžkosti. Ty jsou sice časově lokální, ale neúměrně zatěžují určitou část pracovníků fakulty (studijní referentky).

Přínosy business analýzy mohou být různé

Poznatky z business analýzy nemusí být zajímavé jen pro vedení firmy. Mohou se týkat i rolí provádějících jednotlivé kroky business procesu. Ukázalo se, že to platí zejména v institucích, kde profit není první výzvou. Například jde o školy, státní správu apod.

Výstupem business analýzy nemusí být jen zvýšení (finančního) výkonu firmy. Někdy prostě může jít o zlepšení podpory provádění procesů a tím např. ke zlepšení situace zaměstnanců, zabránění fluktuaci apod. Prostě zlepšení kultury firemního prostředí.

Jako příklad uvádím zkušenost z již zmíněné business analýzy na brněnské vysoké škole, kde se ukázalo, že je potřeba zlepšit informační materiály pro studenty, lépe vyškolit uživatele IS, napsat dokumentaci IS atd.

Závěr

Pro úspěch business analýzy je důležité podrobné seznámení se s prostředím firmy, studium různých podkladů (organizační struktury, předpisů apod). Nejde to bez navázání úzkého osobního kontaktu se zainteresovanými lidmi. Podstatná je i přehledná a průběžná prezentace výsledků vedení firmy (i když nejsou adresáty projektu).

Na druhé straně je pravda i to, že často dodáte do firmy jen jakési "obrázky", které jiným způsobem popisují část života firmy. Jako externí člověk pak nemáte možnost sledovat, jak se vaše poznatky do života firmy promítly. To je proti IT analýze nevýhoda. Srovnání pozice business a IT analýzy vůči uživatelům považuji za podstatné pro pochopení role těchto analýz. Připravuji k tomu malý příspěvek na náš web.

Mirek Ben

(Srpen 2026)